Gouvernance

Le Conseil d’administration du Réseau mère-enfant de la Francophonie est composé des membres suivants :

• Le Directeur général de chaque établissement ou son représentant;
• Deux représentants de chaque établissement : à choisir par l’établissement parmi ses membres mandatés pour le comité de coordination et scientifique : un médecin 
 (pédiatre ou gynécologue-obstétricien) ou un responsable soignant et le coordonnateur.
• Un représentant de chaque membre associé est invité à participer aux réunions du Conseil d’administration, avec voie consultative.

Le secrétaire général, son adjoint et le coordonnateur médical du réseau assistent aux réunions du Conseil d’administration, sans droit de vote.

Les membres du Conseil d’administration désignent parmi eux le Président et le Vice-Président. Leur mandat est de deux (4) ans, renouvelable.

Élection

Le Conseil d’administration désigne le Président et le Vice-président. Ils sont élus pour une
durée de quatre (4) ans, renouvelable.
Le Coordonnateur médical est proposé par le Président et le Vice-Président, et nommé par le
Conseil d’administration.

Fonctions

Le Président occupe les fonctions suivantes :

• Représenter officiellement le Réseau mère-enfant de la Francophonie;
• Présider les séances du Conseil d’administration;
• Voir au bon fonctionnement du Conseil d’administration;
• Signer les documents officiels du RMEF;
• Être membre d’office des comités constitués par le Conseil d’administration, ou s’y faire
  représenter;
• Veiller à ce que le Conseil d’administration s’acquitte de ses pouvoirs et devoirs;
• Remplir toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil d’administration.

Le Vice-Président remplit les fonctions suivantes :

• Seconder le Président dans son rôle de représentant officiel du Réseau mère-enfant
  de la Francophonie;
• Exercer les pouvoirs et fonctions du Président, en cas d’absence ou de l’incapacité d’agir de celui-ci;
• S’assurer que les registres du RMEF soient tenus correctement, et que toutes les délibérations soient archivées conformément aux décisions prises par le Conseil d’administration;
• Remplir toute autre fonction que peut lui assigner le Conseil d’administration.

Le Secrétariat Permanent est composé du :

• Président : M. Vincent-Nicolas Delpech
• Secrétaire générale : Mme Martine Fortier
• Adjointe au secrétaire général : Mme Anita Foureau

Sous l’autorité du Conseil d’administration, le secrétariat permanent a la responsabilité de :

• Participer à la rédaction des demandes de financement;
• Préparer les séances du Conseil d’administration et des réunions du Comité de coordination scientifique;
• Proposer au Conseil d’administration le budget annuel du Réseau mère-enfant de la Francophonie, et tenir une comptabilité précise de l’utilisation des ressources du
• Réseau mère-enfant de la Francophonie;
• Maintenir à jour la liste détaillée des membres de chaque groupe de travail avec leurs coordonnées électroniques;
• Coordonner et réaliser les activités nécessaires aux communications internes du Réseau;
• Assurer la gestion du site Web du RMEF;
• Assurer la promotion du Réseau
• Préparer la documentation requise pour les différentes activités de représentation du Réseau;
• Soutenir, sur le plan administratif, l’équipe chargée d’organiser le colloque annuel;
• Produire le rapport annuel du Réseau mère-enfant de la Francophonie;
• S’assurer d’une bonne gestion financière et produire les états financiers.

Composition

• Coordonnateur scientifique médical du RMEF : Dr Marc GIRARD, Directeur des services professionnels, CHU Sainte-Justine, Montréal
• Un Membre du secrétariat permanent
• Chaque établissement peut être représenté par deux (2) représentants professionnels de la santé (médecin, soignant, sage-femme, etc)
• Chaque établissement associé peut également désigner un (1) représentant

Fonctions spécifiques du Coordonnateur scientifique médical

• Le coordonnateur scientifique médical du Réseau mère-enfant de la Francophonie, proposé par le Bureau exécutif du Réseau, occupe les fonctions du Président du Comité 
de coordination scientifique.
• Il s’assure du fonctionnement et dirige les réunions du Comité de coordination scientifique;
• Il recommande toute orientation, action ou initiative susceptible de favoriser l’engagement des établissements membres dans la réalisation des activités scientifiques;
• Il est responsable du Comité ad hoc concours scientifiques et occupe les fonctions
  suivantes :
  • Voir au bon fonctionnement du Comités concours scientifiques
  • Signe les documents officiels du Comité concours scientifiques
  • Remplit toute autre fonction que peut lui assigner le Comité de coordination scientifique
• Le coordonnateur scientifique médical siège sur le comité scientifique du colloque annuel et s’assure d’un processus d’évaluation des activités scientifiques complémentaires (posters, etc…);
• Le coordonnateur médical nomme un adjoint (pédiatre ou gynécologue-obstétricien) qui assume les responsabilités du président en cas d’absence ou d’empêchement.

Comité d’évaluation des activités et concours scientifiques

Un comité ad-hoc concours scientifiques est nommé par les membres du Comité de coordination scientifique: comité concours scientifiques, stages et bourses de mobilité. Ce comité est composé d’au moins 6 membres, professionnels de la santé.

Pouvoirs et fonctions spécifiques du Comité d’évaluation des activités et concours scientifiques

Le Comité concours scientifiques assume les devoirs qui lui sont conférés par le Comité de coordination et scientifique, et il doit notamment :

• Évaluer les soumissions reçues dans le cadre des concours;
• S’assurer de mettre à jour les modalités d’évaluation;
• Proposer des stratégies de promotion des concours;
• Évaluer les soumissions reçues de stages et bourses de mobilité;
• S’assurer de mettre à jour les modalités d’évaluation;
• Proposer des stratégies de promotion et de visibilité des activités de stages et bourses de mobilité.

Les membres du Comité d’évaluation des activités et concours scientifiques

La mobilisation de tous les coordonnateurs est importante afin de continuer la progression et d’assurer un rayonnement optimal des activités du RMEF, notamment dans le partage des actions dans les établissements. C’est le rôle et le mandat des coordonnateurs des établissements.

Le coordonnateur ou l’équipe de coordonnateurs RMEF joue un rôle primordial. Désigné par son Directeur général, il est en quelque sorte le responsable du RMEF dans son CHU et il coordonne et promeut l’ensemble des actions menées par le RMEF. À ce titre de coordonnateur, la personne désignée est appelée à assurer les liens entre le secrétariat permanent, les membres des comités et des CLUBS RMEF, la direction de son établissement et les équipes de soins et médico-soignantes concernées. En raison de sa vision globale de son organisation, elle veille aussi à la concertation de leurs actions et participation au RMEF.

En plus de la présence au CA, aux rencontres des coordonnateurs et au colloque annuel, le coordonnateur d’établissement doit assurer une présence tout au long de l’année dans tous les suivis et activités du réseau. Leurs fonctions spécifiques :

• Alimenter le RMEF en partageant les informations, projets et outils pertinents;
• Alimenter le site web par des écrits, outils ou autres documentation pertinente au domaine;
• Organiser la participation du CHU au colloque annuel;
• Recherche de partenariat et membres potentiels au réseau;
• Assurer le parrainage de nouveaux établissements;
• Promouvoir la participation aux CLUBS;
• Assurer un soutien au secrétariat permanent dans l’organisation du colloque annuel
• Élaborer des stratégies de communication interne pour mobiliser les équipes à participer au colloque;
• Élaborer des stratégies de communication externe pour mobiliser les coordonnateurs des CHU membres du réseau;
• Assurer le lien avec les équipes pour le concours de mémoires soins infirmiers et de sage-femme
• Concevoir les stratégies de communication et de promotion interne à l’établissement pour mobiliser les professionnel
• Organiser l’accueil des stagiaires venant des autres CHU dans le cadre de la bourse de mobilité ou des stages d’expertise pour les professionnels des CHU membres.
• Promouvoir la participation du CHU aux activités du RMEF dans la francophonie